5 dicas para fazer uma boa gestão de laboratório de análises clínicas

Sabemos que gerenciar um laboratório de análises clínicas não é uma tarefa fácil, pois envolve inúmeros processos e trata-se de um serviço bem mais delicado do que o de outras empresas comuns.

Mas dedicando seu esforço nos pontos corretos, você será capaz de atingir ótimos resultados. Por isso, trouxemos 5 dicas que ajudarão você a reconhecer esses pontos e fazer uma gestão ainda melhor de um laboratório de análises clínicas. Acompanhe!

1. Faça um bom planejamento administrativo
O gestor que não possui um planejamento eficaz, não sabe onde está e nem onde deseja chegar, pois não entende o resultado atual e, desta forma, não consegue traçar estratégias para alcançar uma melhor performance. Por isso, é preciso planejar antes de tomar qualquer decisão.

No caso do laboratório de análises clínicas, precisamos ficar atentos a três principais pontos que compõem um bom planejamento administrativo: o planejamento de sazonalidade, a gestão de estoque e materiais e a gestão financeira.

Planejamento de sazonalidade
Em geral, a maioria dos gestores e a própria equipe de um laboratório de análises clínicas sabem qual a média de atendimentos que são feitos diariamente, assim como insights sobre idade e gênero com maior demanda. Isso acontece por conta do comportamento previsível das pessoas ao longo do ano.

E com essa possibilidade de prever quando haverá maior ou menor demanda de solicitações por exames médicos, seu laboratório pode se planejar melhor. Esse período instável – chamado de sazonalidade – geralmente acontece quando há, por exemplo, campanhas de conscientização ou surtos de doenças, como febre amarela, dengue, coronavírus ou H1N1.

E para evitar surpresas no futuro, também é preciso incluir a sazonalidade no seu planejamento administrativo. Assim você tem tempo para verificar se possui estrutura, qualidade e atendimento à altura, caso haja um aumento na demanda. Do contrário, é o momento de agir para estar preparado.

Gestão de estoque e materiais
Uma boa gestão de estoque também leva em conta a sazonalidade e o número de exames médicos solicitados mensalmente. Isso porque a compra de novos insumos para o laboratório de análises clínicas depende da demanda do mercado.

Além disso, o gestor deve estar atento ao que se tem em estoque e o tempo médio para o recebimento da mercadoria, desde o dia em que foi gerado o pedido. Assim correrá menos risco de ter que lidar com atrasos e outros problemas que envolvem a logística.

Gestão financeira
Outro grande pilar de um bom planejamento administrativo é a gestão financeira, pois não há negócio sem que haja lucro. Não é mesmo?

E para garantir uma boa saúde financeira para o seu laboratório de análises clínicas, é preciso ter um controle contínuo sobre o fluxo de caixa, dando uma atenção especial às receitas e despesas do seu negócio.

Desta forma, é essencial que todo o processo seja bem estruturado e organizado, para que ao final não haja divergências nos valores. Para isso, o uso de tecnologias, como softwares, por exemplo, podem ajudar.

2. Dê atenção a gestão de qualidade
Para garantir uma boa gestão no seu laboratório, é necessário fazer avaliações de forma regular, verificando se todos os processos estão ocorrendo da maneira correta. Neste caso, sua equipe já está ciente de todos os protocolos e, por isso, os resultados provavelmente devem ser satisfatórios.

Caso contrário, a existência de erros dentro do processo podem comprometer tanto a vida de um paciente quanto a imagem do seu laboratório. Um equipamento mal calibrado, uma ficha preenchida de forma errada ou uma equipe sem EPIs adequados podem ser alguns dos problemas a se identificar em um controle de qualidade.

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3. Trabalhe a gestão de pessoas
Sabemos que o papel da gestão não é executar, mas sim orientar e acompanhar, pois é impossível dar conta de todo o trabalho sozinho. Por isso, é necessário trabalhar a gestão de pessoas, dando suporte, treinamento e apoio motivacional à equipe para o cumprimento de metas.

Isso porque a equipe deve estar alinhada aos objetivos da empresa, pois isso será um fator crucial para uma gestão mais leve e eficiente. Além disso, sua equipe é a maior responsável pelo sucesso nos processos. Por isso, não esqueça de investir em capacitações e outras estratégias de endomarketing.

4.Tenha um armazenamento de documentos eficiente
Sabemos que cada documento dentro de um laboratório de análises clínicas tem uma grande importância, pois envolve, na maioria das vezes, informações pessoais de pacientes. Por isso, é necessário que eles estejam bem organizados e de fácil acesso para consultas futuras, se necessário.

Isso é necessário para ter acesso fácil ao histórico de um determinado paciente ou até para comprovar algo, caso haja requisição judicial. Um armazenamento ineficiente provocará perda de espaço para o laboratório e maior sobrecarga de trabalho para a equipe.

Em geral, os documentos físicos dão um trabalho a mais na hora de armazená-los, já que demandam um espaço próprio dentro do laboratório, com ambiente adequado e seguro para sua melhor preservação. Já os documentos online muitas vezes são armazenados em nuvem, para evitar que se percam. Alguns softwares de gestão já disponibilizam essa ferramenta às empresas.

O ideal é que a própria gestão decida qual é o tipo de armazenamento mais vantajoso para a empresa, já que isso influenciará nos custos e processos. Mas vale lembrar que é preciso pensar sempre na preservação e na segurança dos documentos.

5. Faça relatórios de apoio à gestão laboratorial
Nossa última dica é que você crie relatórios para cada área a ser avaliada, pois lhe darão uma ampla visão sobre os resultados obtidos e o que era esperado para aquele período. Desta forma, você conseguirá entender de forma mais clara a situação em que se encontra o laboratório atualmente.

Além disso, os relatórios são essenciais para comprovar a necessidade de novos investimentos e/ou a redução de custos em determinada área. Ou seja, eles serão base para as tomadas de decisão dentro e fora do seu laboratório.

Com este último tópico, fechamos as 5 dicas para você melhorar ainda mais sua gestão de laboratório de análises clínicas.

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